Legalizzazione e Apostille - Elena Corini Solena® ~ Sworn & Specialist Translator, Interpreter, Language Teacher, Creative Writer. English, Italian, French, Spanish. ~ Traduzioni Giurate e Specialistiche, Interprete Notarile e Interpretariato Tecnico-Specialistico, Corsi di Lingue. Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo.

LEGALISATION FOR DOCUMENTS & APOSTILLE

LEGALIZZAZIONE DI DOCUMENTI E APOSTILLE

Translated into English by Elena Corini Solena^®

Legalisation or Apostille? What’s the difference?
When are they needed? Who issues them? And which documents do they apply to?

DEFINITION
The Italian law defines the legalisation of a signature as “the official certification of both the legal capacity of the public official signing deeds, certificates, copies and extracts, and the authenticity of his/her signature” (pursuant to art. 1, paragraph 1, letter l of Decree of the President of the Republic no. 445 of 28 December 2000, as substituted by art. 1, paragraph 1 of Decree of the President of the Republic no. 137 of 7 April 2003).

Thus, essentially, just as for the Hague Apostille, the legalisation process is intended to certify the authenticity of a signature, and in no way does this establish whether the contents of the legalised (or apostilled) document are also authentic.

Moreover, legalisation and Apostille apply only to public deeds and documents, as defined by the national, European and international regulations on the subject. For this reason, private deeds and documents can neither be legalised nor apostilled, unless they are previously “transformed” into public deeds or documents in the manners provided for by the law (for example through authentication, true copy, registration, certified date, etc.).

CERTIFYING ITALIAN DOCUMENTS TO BE USED ABROAD
Failing more favourable international agreements, deeds and documents issued in Italy that are to be certified for legal purposes in a foreign country, may have to to undergo a double legalisation procedure, that is to say, if this is required by the law of that country. The first step is to have them legalised by the competent Italian authority (national legalisation). Subsequently, they need to be legalised also by the destination country’s diplomatic or consular body in Italy. However, since either or both of these procedures might not be required under the law of the foreign State, it is advisable to contact the competent diplomatic or consular body in advance in order to obtain the necessary information.

Exemptions from the requirement of legalisation according to international agreements or laws (under art. 33, paragraph 5, of Decree of the President of the Republic no. 445/2000):
– the most important case is that of the Hague Apostille (also known as Apostille Convention), which substitutes the double procedure of legalisation. This is a special form, which can be stamped, printed or otherwise affixed on / to the document, in order to certify both its authenticity and the legal capacity of the Authority issuing it. However, this is valid only between the signatory States to the Hague Convention of 5th October 1961;
– there are also more favourable international agreements, which eliminate even the need for the Apostille. These, too, are valid only between the signatory States.
Both the Hague Convention and the more favourable international agreements eliminate only the second step of the procedure.

According to the appointments communicated by the Italian government at the HCCH (Hague Conference on Private International Law), the Apostille will be affixed as specified below:
by the Public Prosecutor’s Office, which is sited within each Court-House according to jurisdiction, for judicial acts (issued by any authority under the Ministry of Justice) and notarial deeds;
by the competent Prefecture-Territorial Government Office for all other documents.
If national legalisation is required (i.e. failing any more favourable international agreements or if required under the law of the destination Country), this will rest with the competent central or peripheral bodies of the concerned Ministry or with other bodies or authorities deputed to do so by that Ministry (under art. 33, paragraph 1, of Decree of the President of the Republic no. 445/2000).

As a general rule, with regard to the legalisation of signatures, the competences are shared between the Public Prosecutor’s Office and the Prefecture-Territorial Government Office in the same way as for the Apostille. Anyway, there are some exceptions: the most important one for the matter in hand concerns the Chambers of Commerce, Industry, Handicrafts and Agriculture, which are empowered to legalise their own deeds under Decree of the Minister of Industry, Commerce and Handicrafts of 12 July 2000 (issued with Circular of 13 July 2000 Prot. 651623 of the Minister of Industry, Commerce and Handicrafts, now Minister of Economic Development).

Therefore, foreign diplomatic and consular bodies operating in Italy are invited to observe this share-out of competences as provided for by the Italian law (as an example, they ought not to require the legalisation of signatures on sworn translations to be done by the competent Prefecture-Territorial Government Office, as this rests with the competent Public Prosecutor’s Office within each Court-House. In particular, they are invited to accept the legalisation provided by the competent Chamber of Commerce, Industry, Handicrafts and Agriculture without requiring any further prefectural legalisation, as this is not provided for by the Italian law.

In this regard, as mentioned above, the Prefecture-Territorial Government Office is competent for affixing the Apostille on the deeds and documents issued by the Chambers of Commerce, Industry, Handicrafts and Agriculture, which, however, is valid solely between the signatory States to the Hague Convention of 5 October 1961.
Deeds and documents issued by Municipalities are legalised by the competent (provincial) Prefecture-Territorial Government Office.

The web page dedicated to Citizenship Service (Servizio Cittadinanza) provides a guide to the legalisation and translation procedures required to certify the foreign documents needed to apply for Italian citizenship (the so-called Super-schedule “Supertabella”), based on the Country of provenance. On account of an accurate citation of the applicable international conventions and agreements, this guide may be useful also to get indicative information about other types of documents or about how to certify Italian documents for legal purposes in foreign Countries.

CERTIFYING FOREIGN DOCUMENTS FOR LEGAL PURPOSES IN ITALY
The signatures on deeds and documents issued by foreign authorities abroad and to be certified for legal purposes in Italy, are legalised by the Italian diplomatic or consular bodies that are based in the Country of provenance (this is known as consular or diplomatic legalisation), without any need for further legalisation in Italy (pursuant to art. 33, paragraph 2, of Decree of the President of the Republic no. 445/2000). Later, they shall be translated into Italian (following paragraph 3) unless exempted from both legalisation and translation under any international laws or agreement (as seen before about the Apostille and the more favourable agreements). The competent Italian diplomatic or consular bodies abroad may be identified in the database provided by the Italian Ministry of Foreign Affairs and International Cooperation.

However, the Prefecture-Territorial Government Office is competent for legalising the signatures on the deeds and documents issued by foreign diplomatic or consular bodies based in Italy and needing to be certified for legal purposes in this Country (pursuant to art. 33, paragraph 4, of Decree of the President of the Republic no. 445/2000) unless exempted from legalisation under any international laws or agreement (as seen before about the Apostille and the more favourable agreements).

So far, the EU provenance of any administrative documentation has not been a cause for generalised exemption from either legalisation or Apostille, despite a widespread belief to the contrary:
however, this will change as from 16 February 2019 , when the (EU) Regulation 2016/1191 will be applied, which provides for an almost generalised exemption (pursuant to art. 2 as to its scope) from legalisation and similar formalities (i.e. the Apostille) for public deeds within the European Community.

In consequence, and in compliance with the above-mentioned agreements and conventions, no legalisation of signatures is needed for any deed or document issued by any administrative authority of the following Countries: Belgium, Denmark, Estonia, France, Ireland, Latvia (under Brussels Convention of 25 May 1987), Germany (under Rome Convention of 7 June 1969), Hungary (under Budapest Convention of 26 May 1977).

Furthermore, no legalisation of signatures is needed for any deed or document issued by any diplomatic or consular body in Italy of the following signatory States to the London Convention of 7 June 1968 or to the Brussels Convention of 25 May 1987: Austria, Belgium, Cyprus, Denmark, Estonia, France, Germany, United Kingdom, Greece, Ireland, Latvia, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Moldova, Norway, Netherlands, Poland, Portugal, Czech Republic, Romania, Spain, Sweden, Switzerland, Turkey.

Italian text credit and source: official website of the Prefecture-Territorial Government Office of Ancona. Extract from the page on Legalisation for documents.
Reworked and translated into English by Elena Corini Solena^®

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Traduzione in inglese di Elena Corini Solena^®

Legalizzazione o Apostille? Che differenza c’è?
Quando servono, chi le rilascia e per quali documenti?

DEFINIZIONE
La legge italian definisce la legalizzazione di una firma come “l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa” (art. 1, comma 1, lettera l, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come sostituito dall’art. 1, comma 1, D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137).

Ecco quindi che il processo di legalizzazione, esattamente come accade anche l’Apostille, è volto a certificare l’autencità di una firma, e non stabilisce in alcun modo l’autenticità del contenuto del documento che viene legalizzato (o apostillato).

Inoltre, legalizzazione e Apostille si applicano solo ad atti e documenti pubblici, così come definiti dalla normativa nazionale, comunitaria e internazionale: pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati, a meno che questi siano previamente sottoposti a una “trasformazione” in atti e documenti pubblici, nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, ecc.).

DOCUMENTI ITALIANI DA VALERE ALL’ESTERO
In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti e documenti formati in Italia e da valere all’estero, potrebbero dover subire un doppio procedimento di legalizzazione, cioè quando la legge dello Stato di destinazione lo richiede: il primo da parte dell’organo italiano competente (legalizzazione nazionale) e il secondo da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia da parte dello Stato di destinazione: dato però che, per la legge di quello Stato, una o entrambe queste legalizzazioni potrebbero non essere necessarie, è consigliabile informarsi preventivamente presso la relativa rappresentanza diplomatica o consolare.

Esenzioni dall’obbligo della legalizzazione in base a leggi o ad accordi internazionali (art. 33, comma 5, D.P.R. n. 445/2000):
– il caso più importante è quello dell’Apostille (detto anche Convenzione dell’Aja). Si tratta di una speciale dicitura, apposta a mezzo di un timbro o con altra procedura analoga, anche informatizzata, la quale l’autenticità dell’atto e la qualità legale dell’Autorità rilasciante). Questa, però, è valida solo fra gli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961;
– esistono anche accordi più favorevoli, che eliminano cioè anche la formalità dell’Apostille: anch’essi valgono ovviamente solo fra gli Stati aderenti.
Sia l’applicazione della Convenzione dell’Aja che quella degli accordi più favorevoli elimina sempre solo la necessità della seconda parte del processo di legalizzazione.

La ripartizione delle competenze per l’apposizione dell’ Apostille, in base alle designazioni effettuate dall’Italia presso l’HCCH (Hague Conference on Private International Law) è la seguente:
per gli atti giudiziali (in pratica, tutti quelli che provengono dal Ministero della giustizia) e notarili, è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
per tutti gli altri atti, è competente la Prefettura-Ufficio Territoriale del Governo territorialmente interessata.
Se invece è necessaria la legalizzazione nazionale (ovvero in assenza di accordi internazionali più favorevoli e se la legge dello Stato di destinazione lo richiede), essa spetta ai competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o ad altri organi e autorità delegati dallo stesso (art. 33, comma 1, D.P.R. n. 445/2000).

In linea di massima, la ripartizione di competenze già vista per l’apposizione delle Apostille è valida anche per la legalizzazione, ma con alcune eccezioni: la più rilevante per la materia qui trattata è quella delle Camere di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura, che sono state delegate alla legalizzazione con Decreto del Ministro dell’Industria, del Commercio e dell’Artigianato del 12 luglio 2000 (diramato con Circolare del 13 luglio 2000 Prot. 651623 del Ministero dell’Industria, del Commercio e dell’Artigianato, corrispondente all’attuale Ministero dello Sviluppo Economico) e che pertanto provvedono direttamente alla legalizzazione dei loro atti.

Le rappresentanze diplomatiche o consolari competenti per l’Italia sono dunque invitate a rispettare la ripartizione di competenze previste dalla legge italiana (e cioè ad esempio a non richiedere la legalizzazione prefettizia quando la competenza appartiene invece alla Procura presso il Tribunale, come nel caso delle traduzioni asseverate): in particolare, sono invitate ad accettare la legalizzazione della Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura, senza richiedere una successiva legalizzazione prefettizia, che la normativa italiana non prevede.

È invece, come detto, di competenza prefettizia l’apposizione delle Apostille sugli atti e documenti della Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura, valida ovviamente solo per gli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.
Gli atti e documenti dei Comuni sono legalizzati dalla Prefettura-Ufficio Territoriale del Governo nella cui provincia ricade il Comune.

Nella pagina web del Servizio cittadinanza è disponibile una guida alle forme di legalizzazione e traduzione richieste per l’utilizzo in Italia dei documenti necessari per la richiesta della cittadinanza italiana (cosiddetta Supertabella), a seconda dello Stato di provenienza: tale guida può comunque essere utilmente impiegata a fini orientativi anche per altre tipologie di documentazione e per l’utilizzo all’estero di atti e documenti italiani, stante la puntuale indicazione di convenzioni e accordi internazionali applicabili.

ATTI E DOCUMENTI ESTERI DA VALERE IN ITALIA
Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere in Italia, sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero (cosiddetta legalizzazione diplomatica o consolare) competenti per lo Stato di provenienza, senza necessità di ulteriore legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000) e devono essere debitamente tradotte in italiano (successivo comma 3), sempre fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell’Apostille e degli accordi più favorevoli): le rappresentanze diplomatiche o consolari italiane competenti possono essere individuate tramite il database curato dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale italiano.

La Prefettura-Ufficio Territoriale del Governo provvede invece alla legalizzazione delle firme sugli atti e documenti da valere in Italia e rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000), sempre fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione stabilite da leggi o da accordi internazionali (come già visto sopra a proposito dell’Apostille e degli accordi più favorevoli).

La provenienza comunitaria della documentazione amministrativa non è finora di per sé motivo – nonostante una diffusa credenza in tale senso – per un’esenzione generalizzata da legalizzazione e Apostille: la situazione è destinata a cambiare a decorrere dal 16 febbraio 2019, quando si applicherà il Regolamento (UE) 2016/1191, che prevede un’esenzione pressoché generalizzata (cfr. l’art. 2 per l’ambito di applicazione) dalla legalizzazione e formalità analoghe (ovvero l’Apostille) per i documenti pubblici in ambito comunitario.

In conformità agli accordi e convenzioni sopra riportati, la legalizzazione delle firme non è dunque necessaria per tutti gli atti e documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1969), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977).

Inoltre, la legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente in Italia dei seguenti Stati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968 o alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987: Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

Fonte del testo Italiano (estratto) e credito: sito web della Prefettura di Ancona: Legalizzazione documenti.
Rielaborazione e traduzione in inglese di Elena Corini Solena^®